Compliance Management dan Penerapannya dalam Organisasi

Compliance management adalah manajemen kepatuhan. Pada dasarnya ini adalah manajemen yang memantau dan menilai sistem secara berkelanjutan untuk memastikan bahwa organisasi sudah memenuhi standar industri dan keamanan, dan juga kebijakan serta syarat yang berlaku. 

Sebagian menganggap manajemen kepatuhan dapat membatasi produktivitas perusahaan, padahal sebenarnya ini ditujukan agar sistem berjalan dengan aturan yang berlaku. Seperti apa penerapan compliance management dalam sebuah organisasi dan apa saja fungsinya? 

Bagaimana Cara Menerapkan Compliance Management?

Agar manajemen berjalan dengan baik, maka harus ada penilaian infrastruktur untuk mengidentifikasi sistem yang tidak sesuai dengan peraturan, kebijakan atau misalnya ada perubahan standar yang baru, dan berbagai alasan lainnya. Compliance management sangat penting diterapkan dalam organisasi agar tetap berjalan dengan teratur. 

Jika ditemukan ketidakpatuhan, maka bisa dikenakan denda, pelanggaran keamanan, hingga kehilangan sertifikasi pada bisnis tersebut. Disarankan tiap organisasi tetap mengikuti perubahan dan pembaruan kepatuhan supaya bisnis tetap berjalan lancar dan tidak membuang biaya untuk mengatasi masalah. 

Agar bisa mengawasi dan memonitor kepatuhan untuk infrastruktur perusahaan dengan sukses, maka hal yang harus dilakukan adalah:

• Menilai – mengidentifikasi sistem yang tidak patuh atau rentan akan ketidakpatuhan sesuai aturan yang berlaku. 
• Mengatur – memprioritaskan tindakan perbaikan berdasarkan upaya, dampak dan tingkat masalah yang ditemukan. 
• Memperbaiki – bisa dengan cepat dan efektif menemukan solusi dan mengkonfigurasi ulang sistem yang perlu diperbaiki. 
• Melaporkan – melakukan validasi bahwa perubahan sudah dilakukan dan melaporkan hasil perubahannya. 

Tantangan dalam Compliance Management

Tentu dalam menjalankan compliance management ada juga tantangannya. Antara lain adalah:

• Adanya perubahan dalam sistem keamanan, sehingga perlu respons yang cepat pula akan munculnya ancaman baru dan atas peraturan baru yang selalu berkembang. 
• Teknologi yang terus berkembang. Infrastruktur jadi lebih terdistribusi di berbagai platform, termasuk website dan cloud, sehingga risiko semakin besar dan makin rentan. 
• Lingkungan dan tim yang besar. Makin besar tim, maka makin rumit pula untuk mengkoordinasi organisasi. 

Benefit Penerapan Compliance Management

Berikut ini adalah beberapa manfaat penerapan compliance management dalam organisasi:

1. Sistem Manajemen Data dan Online yang Lebih Baik

Organisasi manapun yang ingin tempat kerjanya aman mau tak mau harus berhadapan dengan data. Dokumentasi dan penanganan data bukanlah hal yang mudah. Karena itu dibutuhkan compliance management yang akan mengakses data dan mengambil tindakan dengan cepat, sehingga data perusahaan lebih aman.

2. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Organisasi

Untuk mencapai lingkungan organisasi yang aman dan patuh pada kebijakan, maka banyak tugas yang harus diselesaikan dengan baik dan di waktu yang tepat. Compliance management akan sangat membantu proses dengan lebih baik. Sistem dijaga dan diperbarui tiap kali ada perubahan. 

3. Menghemat Waktu dan Biaya

Tujuan setiap bisnis adalah untuk mengeluarkan biaya dan meningkatkan hasil dengan cepat. Kedua hal ini bisa dibantu dengan menerapkan compliance management. Dengan begitu, secara keseluruhan, organisasi dapat menghemat waktu dan biaya. Tugas selesai lebih cepat, sehingga staf bisa beralih ke tugas selanjutnya. 

4. Meningkatkan Keamanan dan Kesejahteraan Karyawan

Sangat penting menjaga keamanan karyawan saat mereka bekerja. Dengan complliance management, keamanan karyawan bisa lebih mudah diwujudkan. Dari data karyawan, organisasi jadi lebih mudah mengetahui apa yang dibutuhkan karyawan. Training bisa diadakan untuk meningkatkan kemampuan karyawan, sehingga kemampuan dan nilai mereka pun bertambah.