5 Tips Mengelola Retur Barang Supaya Lancar

Barang yang sudah sampai ke tangan terakhir belum tentu proses transaksi selesai. Masih ada kemungkinan terjadi retur barang karena satu dan lain hal. Retur barang adalah barang yang sudah dibeli dikembalikan ke pembeli atau produsen. Alasan retur barang contohnya antara lain ukurannya tidak pas pada baju dan sepatu atau karena produk tidak berfungsi pada alat elektronik dan gadget. Supaya proses retur berjalan dengan lancar, berikut ini 5 tips mengelola retur barang dengan baik:

1. Memahami Retur Barang yang Bisa Dikontrol dan Tidak

Pada dasarnya, retur barang terbagi menjadi yang bisa dikontrol dan tidak bisa dikontrol. Bedanya adalah sebagai berikut:

• Retur terkontrol: merupakan tipe retur yang bisa dikurangi jumlahnya melalui proses logistik yang lebih baik ke depan. Ini termasuk pengemasan yang lebih baik dan waktu pengiriman yang lebih cepat.
• Retur tidak terkontrol: merupakan retur barang yang tidak bisa dicegah oleh perusahaan. Misalnya setelah produk dibeli, ternyata pembeli berubah pikiran. 

Begitu perusahaan sudah memahami kedua jenis retur di atas, maka selanjutnya bisa dibuat aturan yang membatasi retur barang. Untuk retur terkontrol, biasanya perlu dilakukan sistem manajemen yang lebih sistematis dan kontrol kualitas produk yang lebih ketat. 

Sementara untuk retur yang tidak dikontrol, biasanya perusahaan membuat aturan retur barang. Misalnya, pembeli tidak bisa retur kalau tidak memenuhi syarat dan ketentuan tertentu, yang sudah dibuat perusahaan. 

2. Memiliki Aturan Retur Barang yang Jelas

Kebijakan seputar retur barang harus jelas dan transparan. Bukan hanya staf perusahaan yang memahami aturan ini, tapi pembeli juga punya hak untuk tahu. Dengan begitu, pembeli tahu apa risiko dan benefit membeli produk tersebut. Pembeli tetap bisa retur selama masih sesuai dengan aturan, tapi tidak bisa retur tanpa alasan yang jelas. 

Misalnya produk elektronik bisa diretur kalau mengalami kerusakan karena kesalahan pabrik. Tapi produk tidak bisa diretur kalau ternyata kerusakan karena kesalahan pembeli, misalnya karena jatuh dan pecah. 

3. Analisis Retur Barang Perusahaan

Tiap kali ada produk yang diretur, sangat penting untuk mengeceknya dengan teliti. Apa produk yang dikembalikan dan apa alasannya? Dari sini, kita bisa tahu apa kesalahan dari satu produk agar ke depannya bisa diperbaiki menjadi produk yang lebih baik. 

Jangan lupa untuk membangun komunikasi dengan pembeli. Apa hal yang positif dari produk tersebut dan apa yang negatif? Apa yang baik dari pelayanan perusahaan dan apa yang perlu diperbaiki? Dengan begitu, pelayanan retur barang akan lebih baik ke depannya. 

4. Proses Retur Barang dengan Cepat

Hindari memproses retur barang terlalu lama, karena ini akan membuat pembeli kecewa. Ke depannya mereka mungkin akan memilih beli merek lain dengan alasan merek perusahaan kita layanannya terlalu berbelit-belit. Pembeli tidak akan merekomendasikan merek tersebut ke orang lain karena pelayanan yang lambat dan tidak memuaskan. 

5. Sediakan Pelacakan Retur Barang yang Transparan

Di situs resmi perusahaan, alangkah lebih baik kalau disediakan layanan pelacakan pengiriman barang yang diretur. Pembeli jadi tahu pasti status produk yang mereka beli dan retur. apakah sudah dikirim kembali? Sudah sampai di mana pengirimannya? Detail kecil seperti ini akan memuaskan pembeli dan perusahaan pun dimudahkan karena tidak perlu menjawab pertanyaan tentang pengiriman barang satu-persatu.